Digitalisaatio järjestöissä

1.3.2017 12:05

Miten saada hallituksesta toimiva tiimi?

Kun kokonaan uusi hallitus aloittaa toimintakautensa tai osa hallituksen jäsenistä vaihtuu, on ilmapiiri aluksi hieman jännittynyt. Uusia asioita, tehtäviä ja rooleja ihmetellään ja etsitään sitä omaa paikkaa uudessa ryhmässä. Kuten muissakin tiimeissä, myös hallituksessa käydään usein läpi ryhmäytymisen neljä vaihetta, joiden jälkeen on vasta mahdollista päästä varsinaisen hallituksen perustehtävän kimppuun. Ryhmäytymisen vaiheista kertoi yritysvalmentaja Piia Tulisalo.

Uuden hallituksen ryhmäytymisen vaiheet

Ensimmäisessä vaiheessa ryhmä hakee vasta muotoaan ja ryhmän jäsenille on ominaista vallitsevan ilmapiirin tunnusteleminen sekä ryhmän tehtävien, sääntöjen ja menettelytapojen selvitteleminen. Koska selkeitä yhteisiä toimintatapoja ja normeja ei ole vielä tässä vaiheessa löytynyt, ryhmä on vielä erittäin riippuvainen johtajastaan.

Kun yhdistyksen yhteinen tavoite on selvillä ja ryhmään kuuluville jäsenille on selkiytynyt, että tähän porukkaan haluavat kuulua, alkaa omien roolien, tavoitteiden ja toimintatapojen hakeminen. Tässä kuohuntavaiheessa voi herkästi esiintyä erimielisyyksiä, joihin tulisi puuttua välittömästi. Epämiellyttävienkin asioiden esille nostaminen ja niistä keskustelu on välttämätöntä, jotta ne eivät jatkossa haittaa hallituksen toimintaa. Tämä hallituksia helposti hieman säikäyttäväkin vaihe on hyvä tiedostaa, sillä se on hallitusryhmän kehittymisen kannalta hyvin tärkeää.

Kun epäselvyydet ratkotaan yhdessä hyvässä hengessä ja hallituksen jäsenten välinen luottamus syvenee, vuorovaikutus helpottuu ja asioista puhutaan avoimemmin. Ryhmä alkaa muodostaa toimivia työskentelytapoja ja toiminnassa korostetaan yhteenkuuluvuutta. Tätä vaihetta kutsutaan normiutumisen vaiheeksi.

Vasta kun edelliset kolme vaihetta on käyty läpi, on mahdollista päästä tavoiteltavaan tehtävän suorittamisen vaiheeseen. Se voi vaatia edellisten vaiheiden läpikäyntiä useaankin otteeseen ja tietoista paneutumista ryhmäytymiseen, sillä joskus saatetaan jäädä jumiin johonkin vaiheeseen. Lopullisessa työskentelyvaiheessa hallitus pääsee toteuttamaan perustehtäväänsä ja jäsenten välinen yhteistyö on parhaimmillaan.

”Tällöin kaikki ovat sitoutuneet hallitustyöskentelyyn ja siellä on löytynyt kullekin se oma paikka ja yhteinen tavoite”, tiivistää Piia Tulisalo.

Hallituksen motivaatio ratkaisee

Jotta lopputulokseksi saadaan motivoitunut ja eettisesti toimiva hallitus, uusien hallituksen jäsenten valitseminen tulee tehdä huolella, eikä välttämättä kannata valita sitä ensimmäistä vastaan tulevaa vapaaehtoista. Ennen kaikkea tulisi pohtia, mikä yhdistyksen lopullinen tavoite on ja millaisia ihmisiä sen toteuttamiseen tarvitaan. Varsinkin haluttuihin hallituspaikkoihin saattaa hakea myös ihmisiä, jotka eivät lähtökohtaisesti ole tiimitekijöitä vaan kulkevat lähinnä oma etu tai ego edellä. Tämä selvästikin vaikeasti puheeksi otettava aihe on kuitenkin Tulisalon mukaan äärimmäisen olennainen. Hallitukseen on valittava sellaisia henkilöitä, jotka ovat kiinnostuneita yhdistyksen perustehtävästä ja yhdessä tekemisestä. Erityisesti puheenjohtajan valinta on kriittinen menestystekijä yhdistyksen kannalta.

Tulisalo muistuttaa, että perusteellisen rekrytoinnin lisäksi uusien jäsenten valitseminen ja roolien selkeyttäminen vaatii kunnollista tutustumista, luottamuksen kasvattamista, avoimuutta ja ristiriitaisuuksiin tarttumista. Kunkin hallituksen jäsenen tehtävänkuva on hyvä avata perusteellisesti ennen ja jälkeen henkilön valitsemisen, sillä liian usein ihmiset eivät tiedä mihin tarkalleen ottaen ovat lupautuneet ja tämä voi aiheuttaa tietynlaista passiivisuutta myöhemmin omassa roolissa.

”Silläkin uhalla, että hallituksen jäsenien saaminen on vaikeaa, ehkä panostaisin ennemmin laatuun kuin määrään”, toteaa Piia Tulisalo.

Hallituksen jäsenen passiivisuus voi johtua monesta asiasta. Useimmiten kysymys on tiedon puutteesta, jolloin ollaan hyvin varovaisia eikä uskalleta tehdä asioita niiden vaatimalla volyymilla. Voi myös olla, että puheenjohtaja tai joku muu jäsenistä vie ryhmässä paljon tilaa, jolloin omat ideat ja ajatukset tuntuvat jäävän väkisinkin taka-alalle.

”Toisinaan ihmisen passiivisuus on vähän niin kuin vääränlaista hienotunteisuutta sille, kun ei uskalleta sanoa ääneen, että joku siellä sooloilee tai hankaloittaa sitä tilannetta”, Piia Tulisalo kertoo.

Tällaisissa tapauksissa, kun joku on paljon äänessä ja muut passiivisia, voi ollakin kyse siitä että se vastuun kanto puuttuu. Jos vastuuta ei pystytä kantamaan, se voi näkyä Tulisalon mukaan kahdella tavalla; joko niin että jäsen on koko ajan äänessä tai sitten hän vetäytyy mahdollisimman kauas.

Mikäli hallituksen jäsenen tehtäväkuva on jostain syystä haastava ja ongelmakohtia ilmenee, puheenjohtajan tai muun hallituksen jäsenen olisi siinä kohtaa tarpeen muistuttaa isosta kuvasta; mikä se yhdistyksen merkityksellinen tehtävä on ja kuinka tärkeä tämän hallituksen jäsenen rooli on, jotta tavoitteeseen on mahdollista päästä.

Puheeksioton kulttuuri osaksi arkea

Hallituksen toimintaa haittaavia ongelmatilanteita syntyy helposti, kun hallituksen tehtävä ei ole kaikille selvä, puheenjohtajalla ei ole homma täysin hanskassa, jonkun yksittäisen henkilön tapa toimia ei ole erityisen rakentava tai tiimityöskentely ei muuten luonnistu.

Kun mietitään, miten näihin yleisimpiin ongelmakohtiin voisi tarttua, Tulisalo korostaa erityisesti huolellisen pohjatyön tekemistä, joka on hyvin tärkeää pitkässä juoksussa. Panostamalla rekrytointiin, riittävään osaamiseen, tehtävän ja oman roolin ymmärtämiseen päästään hyvin alkuun. Mikäli kuitenkin vaikeuksia tulee vastaan, on ne otettava puheeksi rohkeasti, mikä tuntuu olevan meille suomalaisille usein hieman hankalaa.

Eettisesti toimiva hallitus tekee päätöksiä siten, että ne kestävät päivänvalon ja palvelevat yhdistyksen perustarkoitusta. Toiminnan kriittinen mutta kannustava itsearviointi on ratkaisevassa asemassa toimivaan hallitustyöskentelyyn ja yhdistyksen tavoitteiden saavuttamiseen.

--------

Kirjoituksessa esitettyjä ajatuksia ja ryhmäytymisen vaiheita avasi bisnespsykologi Piia Tulisalo, joka on oman yrityksensä pyörittämisen lisäksi mukana Hallituspartnerit Pohjanmaan toiminnassa sekä Kyrönmaan POP hallituksen jäsenenä. Lisäksi Piia on ACC-tason Business coach (johdon valmentaja) ja suorittanut HHJ-kurssin.

Lähteenä käytetty myös: Kielijelppi−Språkhjälpen-verkkopalvelua ylläpitää Helsingin yliopiston Kielikeskuksen äidinkielen viestintäopetuksen palveluyksikkö.

Kuva: Flickr - Dawn (Willis) Manser