Digitalisaatio järjestöissä

18.5.2017 09:20

Vieraskirjoitus: Haarukalla vai puikoilla? Milloin sähköpostia kannattaa käyttää?

Kirjoittaja Eveliina Lindell on ammattijärjestäjä ja ratkaisukeskeinen valmentaja, joka auttaa organisaatioita tekemään sähköpostiarjestaan sujuvampaa (www.sujuvampiarki.fi).

Sähköpostista on tullut meille yhtä luonteva osa arkea kuin haarukka. Moni käyttää kumpaakin päivittäin ajattelematta, että ne ovat uudehkoja ihmisen keksintöjä.

Haarukkaa käytetään syömiseen, mutta eri kulttureissa ja eri ruokia varten on olemassa muitakin välineitä. Sähköpostia käytetään viestintään, mutta olemassa on muitakin vaihtoehtoja - sekä uudempia että vanhempia kuin sähköposti.

Viestintämme on nopeutunut, mutta samalla viestien määrä on kasvanut niin suureksi, että olennaista on yhä vaikeampi löytää kaiken epäolennaisen joukosta. Miten saada oma viesti perille mahdollisimman tehokkaasti ja miten vähentää sähköpostin käsittelyyn kuluvaa aikaa?

Älä koskaan tarkista sähköposteja aamuisin

Työskennellessäni ihmisoikeusjärjestön toimistosihteerinä vastasin toimiston yleiseen osoitteeseen tuleviin sähköpostiviesteihin. Aamuisin töihin tultuani minulla oli tapana ensimmäiseksi avata tietokone ja siitä sekä oma että yleinen sähköpostilaatikko.

Monesti oli päiviä, joiden päätteeksi tunsin etten ollut saanut "oikeita töitä" edistettyä. Kun päivän aluksi avaa sähköpostin, jonka sulkee vasta viimeiseksi ennen töistä lähtöä, koko päivä saattaa kulua muiden käskyihin, pyyntöihin ja toiveisiin reagoidessa.

Tärkeiden työtehtävien edistyminen edellyttää kahta asiaa. Ensinnäkin täytyy tietää mitkä ne ovat ja toiseksi täytyy määrätietoisesti priorisoida niitä sen sijaan, että ainoastaan täyttää muiden toiveita. Tämä onnistuu helpoiten, jos päättää edellisen päivän tai aloittaa jokaisen aamun listaamalla seuraavan päivän 1-3 tärkeintä työtehtävää. Mikäli mahdollista, avaa sähköposti vasta kun olet päässyt proaktiiviseen työn imuun.

  • Ennen sähköpostin avaamista, kirjaa itsellesi päivän 1-3 tärkeintä tehtävää.
  • Aloita ainakin yhden tehtävän tekeminen ennen meilien lukemista.

Milloin sähköpostiviestejä kannattaa käsitellä?

Henkilökohtaisen vireystilan vaihtelu kannattaa opetella tunnistamaan. Oletko aamu- vai iltavirkku? Mihin aikaan päivästä energiaa ja keskittymiskykyä sinulla riittää eniten? Ajoita itsellesi haastavimmat tehtävät sen mukaan. Jos käynnistyt kunnolla vasta iltapäiväkahvin jälkeen, niin voit hyvin hoitaa juoksevia asioita aamupäivällä. Jos taas tykkäät saapua toimistolle kukonlaulun aikaan ja keskittyä silloin lukemiseen tai kirjoittamiseen, niin suunnittele päiväsi siten.

Itse herään aamuisin hitaasti ja olen monesti parhaimmillani vasta, kun pitäisi lähteä hakemaan lapsia hoidosta. Olennaista on keskittyä sellaisiin asioihin vaikuttamiseen, joita on edes teoriassa mahdollista muuttaa.

Omassa toimistotyössäni muutin aamurutiiniani siten, että avasin yleisen sähköpostilaatikon vasta puoliltapäivin ja omankin sähköpostin vasta myöhemmin aamulla, kun olin jo saanut päivän hyvin rullaamaan. Monesti juoksevien asioiden hoitaminen kuten useimpiin sähköposteihin vastaaminen hoituu riittävän hyvin vaikkei olisi ihan parhaassa mahdollisessa terässä.

  • Opettele tunnistamaan vireystilasi päivän aikana ja ajoita työsi sen mukaan.

Ota oppia markkinoijista

Yksi tärkeimpiä asioita, jonka olen oppinut markkinoinnista on viestin yksinkertaisuus. Mitä tahansa tekstiä tai materiaalia laatiessa tulisi olla mielessä kristallinkirkkaana yksi ja vain yksi asia, mitä halutaan että vastaanottaja tekee. Halutaanko, että lukija liikuttuu, klikkaa, allekirjoittaa, lahjoittaa rahaa, tulee tapahtumaan, oppii uutta, kiinnostuu aiheesta, ilmoittautuu vapaaehtoiseksi, motivoituu tukemaan, muuttaa asennettaan - mitä? Mikä on yksi ja vain yksi toimintapyyntö, jonka sähköpostissa esität?

Jos haluat, että viestisi menee perille tehokkaasti, rajoita toimintapyynnöt yhteen per viesti. Kerro jo otsikossa kenen ja miksi viesti tulisi avata! Älä kiertele ja kaartele, vaan esitä asiasi lyhyesti mutta ystävällisesti ja esitä pyyntö. Se voi olla joko kehoitus tai kysymys, johon tarvitset vastauksen.

Kirjoita mieluummin useita viestejä ja otsikoi ne kuvaavasti, jotta keskustelu ei joudu väärille raiteille ja joudut myöhemmin etsimään tietoa epämääräisistä viestiketjuista. Jos vastaaja alkaa rönsyillä, palauta keskustelu aiheeseen ja aloita olennaiselle sivuraiteelle oma keskustelu.

Jos et voi välttää useiden kysymysten esittämistä yhdessä viestissä, voit esimerkiksi numeroida ne. Näin saat helpommin vastauksen muihinkin kuin ensimmäiseen kysymykseen.

Tarvittaessa voit korostaa toimintapyyntöä lihavoinnilla. Vältä kuitenkin liikaa muotoilua ja kikkailua, ettei viestistä tule liian vaikeasti hahmotettava. Vältä myös isoja kirjaimia, se merkitsee huutamista ja on epäkohteliasta.

  • Rajoita toimintapyyntöjen ja kysymysten määrää per viesti.
  • Otsikoi sähköposti huolellisesti ja pysy aiheessa!
  • Tarvittaessa aloita uusi keskustelu uuden otsikon alla.

Kun haluat nopean vastauksen

Jos sinulla on kiire syödä hernekeittoa, käytätkö haarukkaa? Jos sinulla on kiireellistä asiaa, harkitse tarkkaan onko sähköposti paras tapa saada vastaus!

Suuri osa suomalaisista on omaa rauhaa ja sopusointua arvostavaa tyyppiä, joka välttelee turhia konflikteja. Siksi meidän on varmasti helppo piiloutua sähköpostin taakse, jolloin emme vahingossa häiritse muita ihmisiä huonolla hetkellä.

Monesti asiat etenevät kuitenkin paljon nopeammin, jos otamme puhelimen käteen ja selvitämme asian puhumalla. Samalla vähenee väärinymmärrysten mahdollisuus, kun viestintään tulee lisää sävyjä. Vastaamisen tulisi aina olla myös vastaanottajan edun mukaista, joten teet hänelle palveluksen kun saat asian etenemään ripeästi. Älä siis turhaan pelkää tarttua luuriin!

Esimerkiksi tapaamiset voi sopia sähköpostipingiksen sijaan kalenterisovellusten avulla tai vanhanaikaisesti soittamalla.

Jos tarvitset sovituista asioista ”mustaa valkoisella”, voit tehdä yhteenvedon ja lähettää sen sähköpostilla vahvistettavaksi.

  • Mieti millä välineellä saat viestisi perille parhaiten
  • Älä pelkää tarttua puhelimeen!
  • Ota käyttöön sähköisiä työkaluja kuten kalenterisovellus.
  • Tarvittaessa tee kirjallinen yhteenveto sovituista asioista sähköpostilla ja pyydä kuittaus.

Joskus paperikirje tavoittaa vastaanottajan tehokkaammin kuin sähköposti, joten sitäkin kannattaa harkita vaikka se on hitaampi ja kalliimpi vaihtoehto.

Millaisen muutoksen haluaisit aikaansaada sähköpostikulttuurissa?

Sähköposti ja haarukka ovat kulttuurin tuotteita. Jokaisella ihmisellä ja organisaatiolla on oma sähköpostikulttuurinsa, vakiintuneet tavat käyttää sähköpostia. Kaikki tavat eivät välttämättä ole hyviä, mutta yhden ihmisen mahdollisuus muuttaa kulttuuria on rajallinen. Tässä muutama vinkki, mistä voit aloittaa: 

  1. Aloita omasta saapuneiden kansiostasi. Opettele yksi, parempi sähköpostitapa kerrallaan.
  2. Tarkkaile millaisia henkilökohtaisia ja kulttuuriin liittyviä pulmia sinulla on sähköpostiin liittyen. Kirjaa niitä ylös viikon ajan.
  3. Ota organisaatiosi sähköpostikulttuuri puheeksi työkavereidesi, esimiehesi tai henkilöstöpäällikön kanssa.
  4. Tilatkaa työyhteisöönne kouluttaja, joka auttaa teitä uuden, paremman sähköpostikulttuurin luomisessa!

Lue lisää: http://ow.ly/Z2c030bPdjs

Kuva: Flickr - Adikos