Ajatuksia järjestömaailmasta ja sähköisistä palveluista

18.3.2016 13:10

Dokumenttien sähköinen allekirjoittaminen on nykypäivää

Järjestöjen ja yhdistysten on pysyttävä mukana yhteiskunnan digitalisaatiokehityksessä. Käytännöt, joilla dokumenttien allekirjoitukset hoidetaan, ovat osa tätä kokonaisuutta. Avoinella lähes kaikki dokumentit allekirjoitetaan digitaalisesti. Toimitusjohtaja Tuomo Heikkilä selitti miten digitaalinen allekirjoittaminen toimii ja miksi myös yhdistysten ja järjestöjen kannattaa käyttää sitä.

Mikä on sähköinen allekirjoitus ja mitä pitää huomioida palvelun valinnassa?

Sähköisessä allekirjoitusprosessissa allekirjoitettavaksi määritelty asiakirja lähetetään vastaanottajien sähköpostiosoitteisiin. Sopimusosapuolet saavat ilmoituksen kun muut allekirjoittavat asiakirjan. Asiakirja allekirjoituksineen toimitetaan kaikkien asianosaisten sähköpostiosoitteisiin.

Heikkilä toteaa, että palveluiden suhteen on varaa valita. Avoinella käytetty HelloSign tuottaa IP-osoitteet ja sähköpostiosoitteet dokumentin lopussa näkyvään audit-lokiin, jonka perusteella voidaan varmistua allekirjoituksen aitoudesta.

”On olemassa myös suomalaisia palveluita, joissa tunnistautuminen tapahtuu verkkopankkitunnuksilla”, hän kertoo ja selventää, että sähköisten palvelujen välityksellä allekirjoitetut asiakirjat ovat juridisesti päteviä siinä missä paperisetkin, vaikka tunnistautuminen hoidettaisiin sähköpostin ja muiden tunnistetietojen avulla. Ilman pankkitunnuksia tapahtuvan tunnistautumisen etuina ovat kuitenkin edullinen hinta ja helppous. Esimerkiksi mainittu HelloSign on ilmainen jos dokumentteja allekirjoitetaan alle kolme kuukaudessa.

Heikkilä huomauttaa, että valittiinpa mikä palvelu hyvänsä, on kiinnitettävä huomiota allekirjoittamisen helppouteen. “Kokemukseni mukaan kaikki ovat pienellä ohjeistuksella onnistuneet allekirjoittamaan dokumentit”.

Digitaalisen allekirjoituksen edut organisaatiolle ja sen jäsenille

”Keskeisenä hyötynä on riippumattomuus paikasta ja nopeampi allekirjoitusprosessi etenkin useamman allekirjoittajan tapauksessa”, Heikkilä sanoo. ”Koska asiakirjojen näppärä saatavuus edellyttää digitaalisen arkiston olemassaoloa, on sähköinen allekirjoitus perusteltava valinta myös tästä näkökulmasta. Asiakirjat ovat valmiiksi digitaalisessa muodossa, mikä tekee esimerkiksi arkistoinnista vaivattomampaa”, hän jatkaa.

Kuten paperiarkiston tapauksessa, myös sähköisen arkistoinnin osalta yhdistyksen on huolehdittava siitä, että dokumentit ovat saatavilla tarvittaessa myös pitkän ajan kuluttua.

”Myös esimerkiksi valtionhallinnossa tehdään mahdollisimman paljon sähköisesti, ja samaan suuntaan järjestöjen ja yhdistystenkin tulisi mennä. Jäsenten on voitava kokea, että heillä on mahdollisuus toimia ajantasaisilla toimintamalleilla. ”

Mahdollisuus välttää paperidokumenttien hankaluudet

Heikkilä kertaa paperisopimuksiin tyypillisesti liittyvät ongelmat jotka sähköisellä allekirjoituksella voidaan väistää – fyysisen paperin lojumaan jääminen ja allekirjoitettuihin dokumentteihin liittyvien prosessien hallitsemisen vaikeus etenkin isoissa organisaatioissa. ”Sähköisissä palveluissa on myös helpompi hahmottaa mitkä sopimukset vielä odottavat allekirjoitusta”, hän toteaa.

Suurista järjestöistä puhuttaessa hän kertoo, että sähköinen allekirjoitus on myös integroitavissa osaksi muita prosesseja ja palveluita. ”Tämä voi tulla kyseeseen kun esimerkiksi tarvitaan jäsenen allekirjoitusta jäsenyyden tilaan liittyvissä muutospyynnöissä.”

Onko siis mitään tilannetta, jossa paperinen allekirjoitus on parempi kuin digitaalinen? Heikkilä ei yleisesti suosittele paperista allekirjoitusta, mutta mainitsee kuitenkin yhden tilanteen: ”Jos yhdistyksessä tehdään lähinnä hallinnon pöytäkirjoja ja aktiivit tapaavat säännöllisesti eivätkä heidän tietotekniset taitonsa ole kovin hyvät, lienee paperinen allekirjoitus edelleen paras vaihtoehto.”

Kuva: Flickr – Sebastien Wiertz


Yhdistysavain - digitaalinen ympäristö yhdistyksille. Tutustu!